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Registres du personnel : obligations légales et bonnes pratiques au Luxembourg

Tout employeur basé au Luxembourg est tenu par la loi de tenir à jour plusieurs registres relatifs au personnel. Ces registres garantissent le suivi des aspects contractuels, administratifs et liés au temps de travail, et doivent pouvoir être présentés à l’Inspection du travail et des mines (ITM) sur simple demande.

Registres obligatoires

  • Registre des contrats : mention des dates début/fin de contrat
  • Liste nominative du personnel : identifiant le salarié (nom, prénom), date d’entrée, type de contrat, poste, horaire (temps plein/partiel), rémunération
  • Registre du temps de travail effectif : obligatoire pour les entreprises de <15 salariés ou selon conventions collectives, portant les horaires journaliers et hebdomadaires

Format et conservation

Ces registres peuvent être tenus au format papier ou numérique, à condition de respecter :

  • Intégrité (pas de modifications non tracées)
  • Lisibilité (données accessibles lisiblement dans le temps)
  • Accessibilité immédiate en cas de contrôle
  • Durée de conservation minimum : 5 ans après la dernière inscription, sauf obligations légales plus longues
  • Archivage sécurisé, conformément au RGPD

⚠️ Le non-respect, la tenue incomplète ou l’inaccessibilité de ces registres expose l’employeur à sanctions administratives, voire pénales.

Recommandations RH

  • Employer un SIRH sécurisé (ex. myHR.lu) garantissant traçabilité, rapports d’audit et export rapide
  • Mettre en place une procédure documentée de mise à jour, vérification périodique et archivage
  • Former les responsables RH/administratifs à ces obligations
  • Informer les salariés que leurs données figurent dans ces registres conformément au RGPD, et en informer la délégation si elle existe

Références légales

Note

La tenue rigoureuse des registres du personnel ne relève pas d’une simple obligation administrative : elle constitue un outil de preuve essentiel en cas de contrôle, conflit ou contentieux. Une gestion centralisée, structurée et automatisée via un SIRH conforme permet de réduire considérablement les risques pour l’employeur.