Documentation RH obligatoire : ce que toute entreprise doit formaliser au Luxembourg
La documentation RH interne regroupe l’ensemble des documents que l’employeur est légalement ou contractuellement tenu de conserver pour encadrer les relations de travail, assurer la traçabilité des décisions RH et se prémunir contre les litiges. Elle constitue une preuve essentielle en cas de contrôle de l’ITM, de la sécurité sociale ou dans le cadre d’un contentieux prud’homal.
Quels documents RH faut-il conserver obligatoirement ?
- Contrats de travail et avenants signés par les deux parties ;
- Descriptions de fonction et fiches de poste actualisées ;
- Registre du personnel (identité, contrat, date d’entrée, rémunération) – voir fiche dédiée ;
- Registre des absences (congés, maladies, autorisations, absences injustifiées) ;
- Entretiens d’évaluation et entretiens annuels (traces écrites, signatures recommandées) ;
- Documents liés aux sanctions disciplinaires (courriers, décisions motivées, notification des droits) ;
- Certificats médicaux, avis d’aptitude, absences pour maladie ou maternité ;
- Dossiers de formation, d’intégration ou d’évaluation professionnelle ;
- Le cas échéant, règlement intérieur, charte informatique, code de conduite, charte éthique, etc.
Sous quel format et pendant combien de temps ?
Les documents peuvent être conservés au format papier ou numérique, sous réserve du respect des garanties suivantes :
- Intégrité : aucune altération possible du contenu sans traçabilité ;
- Lisibilité : accès lisible sur la durée, y compris après changement de support ou système ;
- Sécurité et confidentialité : accès restreint, authentification, sauvegarde, chiffrement ;
- Conservation pendant la durée légale minimale :
- généralement 10 ans (contrats, bulletins, registres),
- 5 ans pour certains documents (ex. : certificats médicaux – selon finalité),
- au moins 3 ans pour la prescription des créances salariales.
Bonnes pratiques recommandées
- Centraliser tous les documents RH dans un SIRH ou un système structuré avec des droits d’accès ;
- Prévoir une procédure de gestion documentaire RH précisant les règles de création, validation, conservation, archivage et suppression ;
- Ajouter une date, une signature et/ou un accusé de réception pour les documents engageants (contrat, sanction, règlement, etc.) ;
- Informer les salariés de leurs droits d’accès aux documents RH, conformément au RGPD ;
- Conserver un registre de preuve de diffusion (ex. : lecture validée, accusé de réception signé) pour les documents opposables.
Cadre juridique applicable
- Code du travail luxembourgeois : formalisation du contrat, suivi du temps de travail, registre du personnel, procédure disciplinaire ;
- Code civil luxembourgeois : règles de preuve en cas de litige (articles 1321 à 1353) ;
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) : droits d’accès, durée de conservation, sécurité des données RH ;
- Loi du 1er août 2018 portant organisation de la CNPD et transposition du RGPD ;
- Recommandations pratiques de la CNPD et de l’ITM en matière de documentation RH et sécurité des données.
Note
Une documentation RH bien structurée est un levier de conformité et de prévention des litiges. Elle protège à la fois l’entreprise et ses salariés, tout en démontrant le respect des obligations légales en matière de transparence, de preuve et de bonne foi contractuelle.