Archivage des documents RH : durées légales de conservation au Luxembourg
Les employeurs luxembourgeois ont l’obligation de conserver certains documents RH pour des durées précises, définies par la législation nationale et les usages reconnus. Ces obligations visent à garantir la traçabilité administrative, la capacité de réponse en cas de contrôle, et la protection juridique de l’entreprise.
| Document RH | Durée minimale recommandée |
|---|---|
| Contrat de travail et avenants | 10 ans à compter de la fin de la relation de travail (*1) |
| Bulletins de paie | 10 ans |
| Registres du personnel | 10 ans |
| Déclarations sociales et fiscales | 10 ans |
| Certificats médicaux / arrêts maladie | 5 ans (*2) |
(*1) Selon l’ITM, à défaut de texte spécifique, la durée dépend du délai de prescription applicable (généralement 10 ans pour les obligations comptables, jusqu’à 3 ans pour les créances salariales, voire plus en cas de contentieux). Il est recommandé de s’aligner sur la durée la plus longue applicable, pour éviter tout risque en cas de contrôle ou litige.
(*2) Pour les certificats médicaux, la loi ne fixe pas de durée unique : le délai de 5 ans est admis dans certaines pratiques, mais il est prudent de conserver plus longtemps en cas de risque de contentieux.
Conditions d’un archivage conforme
L’archivage peut être réalisé en format papier ou électronique, à condition que soient garanties :
- l’accessibilité des documents ;
- leur lisibilité, y compris à long terme ;
- leur intégrité : tout ajout, modification ou suppression doit être tracé ;
- la confidentialité et la sécurité des données, conformément au RGPD (accès restreint, sauvegardes, chiffrement).
💡 Une solution RH adaptée comme myHR.lu permet de gérer automatiquement l’archivage, la traçabilité et les accès par utilisateur dans le respect des règles luxembourgeoises.
Risques en cas de non-respect
- Sanctions ITM ou fiscales pour défaut de documentation ou conservation insuffisante ;
- Perte de preuve dans le cadre d’un litige prud’homal ;
- Responsabilité RGPD en cas de mauvaise gestion des données personnelles ;
- Affaiblissement juridique de l’employeur en cas de contrôle ou d’audit externe.
Références juridiques
- Code du travail luxembourgeois
- Code des assurances sociales
- Règlement grand-ducal du 14 décembre 2011 (conservation des pièces comptables)
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD)
- ITM : Consulter la fiche officielle