Systèmes RH automatisés : ce que les DRH doivent encadrer
L’automatisation RH permet de gagner en temps, en fiabilité et en conformité. Elle concerne des tâches variées : génération automatique de contrats, suivi des absences, alertes sur les périodes d’essai, gestion des formations, etc. Bien utilisée, elle professionnalise la fonction RH. Mais elle doit respecter un cadre légal strict, notamment en matière de transparence et de protection des données.
Quelles automatisations sont autorisées ?
En principe, l’automatisation des traitements RH est permise tant qu’un contrôle humain reste possible, surtout s’il s’agit d’évaluer, filtrer ou prendre des décisions sur les salariés.
Parmi les usages fréquents :
- Rappels automatiques (visites médicales, échéances, renouvellements)
- Génération de documents contractuels ou administratifs à partir de modèles
- Envoi d’emails ou notifications RH planifiés
- Classement intelligent des documents dans les dossiers salariés
- Indicateurs et tableaux de bord RH mis à jour en temps réel
⚠️ Les outils d’évaluation automatisée (ex. scoring de performance, recrutement par IA) nécessitent des précautions renforcées.
Quelles obligations pour les employeurs ?
- Informer les salariés de l’existence de traitements automatisés (ex : via le règlement interne)
- Documenter les finalités et bases légales (ex : intérêt légitime, exécution du contrat, consentement)
- Encadrer les algorithmes de scoring ou d’aide à la décision par une vérification humaine
- Respecter le RGPD en matière de profilage automatisé (articles 22 et suivants)
- Mettre à jour le registre des traitements RH
Quelles solutions techniques choisir ?
- Systèmes RH intégrés (SIRH) avec automatisation paramétrable
- API connectées entre outils (paie, pointage, planning, DSN, etc.)
💡 Une solution comme myHR.lu permet d’automatiser les processus RH sans renoncer à la sécurité juridique, grâce à des modèles validés et un contrôle humain sur chaque étape clé.
Que dit la loi ?
- Règlement général sur la protection des données (RGPD) – art. 22 (décisions individuelles automatisées)
- Loi du 1er août 2018 portant organisation de la CNPD et application du RGPD
- Code du travail luxembourgeois, concernant les obligations générales de l’employeur (transparence, loyauté)
- Jurisprudence européenne sur le profilage et la décision automatisée
Note
L'automatisation ne vous dispense pas de vos obligations en tant qu’employeur. Vérifiez systématiquement que toute décision RH, même appuyée par un logiciel, reste compréhensible, vérifiable et justifiable en cas de litige ou de contrôle ITM/CNPD.