Archiver les documents RH en numérique : les règles à connaître
Les documents RH doivent être conservés pendant plusieurs années. Le passage à l’archivage numérique permet de gagner en efficacité, en traçabilité et en sécurité, à condition de respecter les exigences légales en matière de conservation, de confidentialité et d’intégrité.
Quels documents RH peuvent être archivés électroniquement ?
La quasi-totalité des documents RH peuvent être archivés de manière numérique, notamment :
- Contrats de travail et avenants
- Bulletins de paie
- Déclarations à la sécurité sociale
- Certificats médicaux et absences
- Dossiers disciplinaires
- Démissions, licenciements, attestations
- Évaluations, formations, CV
Il est néanmoins crucial que l’archivage soit conforme pour garantir leur valeur légale en cas de contrôle ou de litige.
Quelles sont les exigences légales au Luxembourg ?
Un archivage numérique conforme doit :
- Garantir l’intégrité (aucune modification possible a posteriori)
- Assurer la durabilité (lisibilité pendant toute la durée légale de conservation)
- Être accessible au personnel autorisé à tout moment
- Préserver la confidentialité (accès restreint, chiffrement, logs)
Les délais de conservation varient selon les documents :
- 10 ans pour les bulletins de paie et documents comptables
- 5 ans minimum pour les contrats de travail et dossiers du personnel
- Jusqu’à 30 ans pour certains documents liés aux risques professionnels
Quelles solutions d’archivage utiliser ?
- Coffres-forts numériques certifiés (avec horodatage, signature électronique, chiffrement)
- Systèmes SIRH intégrant un module d’archivage sécurisé
- Plateformes cloud conformes à la norme ISO 27001 et localisées en Europe
- Sauvegardes automatiques avec contrôles de version et accès restreints
💡 La solution myHR.lu propose un système d’archivage numérique sécurisé et conforme à la législation luxembourgeoise, adapté aux besoins des PME et des responsables RH.
Que dit la loi ?
- Code du travail luxembourgeois, sur la conservation des contrats et des bulletins de paie
- Règlement général sur la protection des données (RGPD) – protection des données personnelles sensibles
- Loi du 17 juin 1994 sur les comptes annuels et documents à conserver
- Jurisprudence sur la valeur probante des copies numériques
Note
L’archivage numérique ne se limite pas au stockage de fichiers. Pour garantir sa validité, il doit reposer sur une méthodologie sécurisée, documentée, et régulièrement testée. Prévoyez aussi un plan de continuité numérique en cas de changement de prestataire ou d’incident technique.