Immatriculer son entreprise en tant qu’employeur au Luxembourg
Toute entreprise qui souhaite embaucher du personnel salarié au Luxembourg doit impérativement effectuer une immatriculation auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS). Cette formalité déclenche l’affiliation de l’employeur aux différents régimes obligatoires liés à l’emploi.
Entreprises concernées
- Toute entité juridique ou personne physique qui recrute un salarié pour la première fois au Luxembourg ;
- Y compris les entreprises étrangères établissant une succursale ou détachant du personnel sur le territoire.
Démarche obligatoire
L’immatriculation s’effectue par une déclaration d’exploitation à transmettre au CCSS, dans les 8 jours suivant l’entrée en service du premier salarié.
Deux options de dépôt :
- En ligne via MyGuichet.lu (procédure simplifiée et sécurisée) ;
- Par formulaire papier, à télécharger sur le site du CCSS.
Informations à fournir :
- Numéro RCS (Registre de commerce) si applicable ;
- Raison sociale et adresse du siège ;
- Activité exacte de l’entreprise (code NACE) ;
- Nom et coordonnées du représentant légal ;
- Date de début d’activité et de première embauche.
Effets de l’immatriculation
L’enregistrement auprès du CCSS entraîne automatiquement les affiliations suivantes :
- Association d’assurance accident (AAA) ;
- Mutualité des employeurs (fonds mutualisé de couverture des charges patronales en cas de maladie) ;
- Service de santé au travail agréé, à choisir selon le secteur d’activité.
Cas de modification
- Le numéro de matricule-employeur reste valide durant toute la vie juridique de l’entité.
- Une nouvelle immatriculation est toutefois requise en cas :
- de changement de forme juridique (ex. passage d'une entreprise individuelle à une SARL),
- ou de création d’un nouvel établissement distinct.
Recommandations pratiques
- Anticiper l’immatriculation avant l’entrée effective du salarié pour éviter tout blocage.
- Conserver un accusé de réception officiel de la déclaration.
- Vérifier régulièrement la mise à jour des coordonnées employeur auprès du CCSS.
- Intégrer cette étape dans le checklist de recrutement.
Cadre juridique
- Code de la sécurité sociale luxembourgeois – Livre I, Titre II : Immatriculation et affiliation des employeurs et salariés ;
- Code civil luxembourgeois – Capacité juridique et représentation des personnes morales ;
- Circulaires administratives du CCSS.
Note
L’immatriculation de l’employeur est un préalable légal incontournable à toute embauche. Elle conditionne la régularité des déclarations sociales, l’assurance accident, et l’accès aux droits des salariés. Son absence peut entraîner des sanctions financières et des irrégularités de couverture sociale.