Décompte annuel des retenues d’impôt au Luxembourg : obligations de l’employeur
Le décompte annuel des retenues d’impôt est une formalité fiscale obligatoire pour les employeurs de plus de 10 salariés. Elle vise à comparer le montant des retenues à la source opérées sur les salaires durant l’année avec l’impôt réellement dû, et à rembourser les éventuels trop-perçus directement aux salariés concernés.
Employeurs concernés
- Obligatoire pour les employeurs comptant plus de 10 salariés au cours de l’année fiscale concernée.
- Recommandé pour les autres entreprises à titre de bonne pratique de gestion, mais sans obligation légale.
Objectifs du décompte annuel
- Comparer les retenues mensuelles à l’impôt annuel réellement dû selon la fiche de retenue du salarié.
- Régulariser les différences éventuelles :
- remboursement du trop-perçu par l’employeur ;
- ou absence de retenue complémentaire si l’impôt réel est supérieur (le solde restant à la charge du salarié via sa déclaration fiscale).
Conditions de validité
Le décompte annuel ne peut être effectué que si :
- Le salarié a fourni une fiche de retenue d’impôt valide pour l’année en cours ;
- Les salaires ont été correctement déclarés et les retenues mensuelles versées à l’Administration des contributions directes (ACD) ;
- Le salarié n’a pas changé de régime fiscal sans mise à jour de sa fiche (ex. divorce, résidence, frontaliers).
Note
Aucun décompte ne peut être établi pour les salariés sans fiche de retenue ou bénéficiant d’un régime fiscal particulier (ex. non-résidents non imposés à la source).
Étapes de calcul
- Calcul du revenu annuel brut imposable.
- Application du barème fiscal annuel en fonction de la classe d’impôt.
- Comparaison avec le total des retenues à la source déjà effectuées.
- En cas d’écart :
- Trop-perçu : remboursement sur le dernier salaire de l’année ;
- Moins-perçu : aucune régularisation par l’employeur (le salarié sera régularisé via l’ACD).
Recommandations pratiques
- Centraliser toutes les fiches de retenue à jour dans le logiciel de paie.
- Intégrer un module de décompte fiscal automatique dans le traitement de fin d’année.
- Conserver une preuve des calculs et des remboursements opérés.
- Informer le salarié par écrit du décompte annuel et de son résultat (transparence conseillée).
- Vérifier que l’opération est terminée avant l’émission du certificat de rémunération annuel.
Cadre juridique
- Loi modifiée du 4 décembre 1967 concernant l’impôt sur le revenu (articles 136 à 144).
- Loi du 21 décembre 2007 portant révision du système de retenue à la source.
- Règlement grand-ducal du 27 octobre 2009 sur les obligations fiscales des employeurs.
- Instructions fiscales de l’ACD – Circulaires fiscales sur le calcul et la régularisation des retenues.
Note
Une mauvaise application du décompte annuel peut exposer l’entreprise à des litiges individuels ou à un redressement fiscal. Il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel de paie certifié ou de confier cette tâche à un professionnel qualifié (expert-comptable ou fiduciaire).