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Entretien de recadrage : la démarche de prévention et de clarification

L’entretien de recadrage est un échange formel ou semi-formel entre l’employeur (ou un manager) et un salarié, visant à corriger un comportement inadapté, une attitude problématique ou un manquement professionnel.

Il ne constitue ni une sanction disciplinaire, ni un avertissement officiel, mais une démarche de prévention et de clarification. Il peut précéder une sanction si les écarts persistent.

Conditions d’exercice

• L’entretien peut être organisé en cas de :

  • Retards répétés ou absences injustifiées ;
  • Manque de respect des règles internes ou des procédures ;
  • Problèmes de comportement (ton, agressivité, irrespect hiérarchique) ;
  • Faiblesses de performance récurrentes non justifiées ;
  • Conflits avec collègues ou clients.

• Il doit viser l’amélioration de la situation et l’engagement du salarié à corriger le tir.

• Il peut intervenir à tout moment du contrat, sans formalisme légal imposé, mais la traçabilité est recommandée.

Préparation de l’entretien

• Collecter des faits concrets, objectifs et datés ;
• Consulter les éventuels documents internes (fiches d’évaluation, signalements…) ;
• Identifier les attentes à formuler clairement ;
• Préparer une grille ou trame d’entretien avec les points à aborder.

Conduite de l’entretien

• Organiser l’échange dans un lieu confidentiel, propice au dialogue ;
• Exposer les faits de manière neutre et factuelle, sans jugement personnel ;
• Laisser au salarié un espace de parole pour s’expliquer ;
• Reformuler les attentes et fixer un objectif de progrès clair ;
• Établir si besoin un plan de suivi : délais, indicateurs, étapes.

Suite à l’entretien

• Rédiger un compte rendu synthétique, transmis au salarié (signature souhaitée) ;
• Archiver le document dans le dossier RH (version papier ou numérique) ;
• Mettre en place un suivi régulier : nouveau point après 2 ou 4 semaines ;
• Si aucune amélioration, enclencher une procédure disciplinaire conforme au Code du travail.

Pratiques et recommandations

• Agir rapidement après la constatation du fait problématique (effet immédiat) ;
• Maintenir un cadre bienveillant mais ferme, orienté vers la solution ;
• Ne pas cumuler plusieurs griefs différents dans un même entretien ;
• Prévoir la présence d’un représentant RH si la situation est délicate ;
• Ne pas menacer ni prononcer de sanction pendant l’entretien.

Cadre juridique

• Aucun formalisme imposé par le Code du travail luxembourgeois ;
• Repose sur l’autorité hiérarchique de l’employeur (art. L.121-7 du Code du travail) ;
• Un compte rendu signé peut servir de preuve en cas de contentieux ultérieur ;
• En cas de procédure disciplinaire, respecter les droits de la défense (notification écrite, délai de réponse…).

Note

L’entretien de recadrage est un outil de management préventif. S’il est bien mené, il permet souvent d’éviter un avertissement ou un licenciement. Il doit toujours rester constructif, bien documenté et orienté vers une résolution concrète des écarts constatés.