Visiteurs dans les locaux

La gestion des visiteurs dans les locaux de l’entreprise est une composante essentielle de la politique de sécurité physique, de protection des données et de conformité aux règles internes. Elle vise à garantir que seules les personnes autorisées accèdent aux zones sensibles ou opèrent en contact avec le personnel.

Bien que le Code du travail luxembourgeois ne réglemente pas directement la présence des visiteurs, leur encadrement doit respecter les principes de sûreté, de confidentialité et de responsabilité civile.

Questions et réponses

Faut-il remettre systématiquement un badge visiteur à chaque personne externe ?
Oui, dans les locaux sécurisés, il est recommandé d’imposer le port visible d’un badge à tout visiteur enregistré.
Peut-on laisser un visiteur se déplacer seul dans l’entreprise ?
Non, sauf autorisation écrite préalable, tout visiteur doit être accompagné d’un salarié habilité lors de ses déplacements dans les zones de travail.
Quels documents remettre aux visiteurs lors de l’accueil ?
Une clause de confidentialité, un règlement de visite ou des consignes de sécurité doivent idéalement être présentés ou signés par le visiteur à l’arrivée.
La vidéoprotection s’applique-t-elle aussi aux visiteurs ?
Oui, l’enregistrement d’images doit respecter la législation relative à la protection des données personnelles, pour tous les occupants y compris les visiteurs.

Conditions d’exercice :

Toute personne externe (client, fournisseur, candidat, auditeur, technicien, etc.) doit être identifiée et enregistrée à son arrivée.
Les visiteurs ne peuvent accéder aux zones de travail qu’accompagnés d’un salarié habilité.
L’accès aux zones restreintes est interdit sans autorisation écrite préalable.

Modalités pratiques :

Tenue d’un registre papier ou numérique précisant : nom, organisme, motif, heure d’arrivée et de départ.
Port d’un badge visiteur visible obligatoire dans les locaux sécurisés.
Intégration des visiteurs dans les consignes d’évacuation et les plans d’urgence.
Possibilité de remettre une clause de confidentialité ou un règlement de visite à signer à l’accueil.
La vidéoprotection doit respecter la législation en matière de protection des données.

Pratiques et recommandations :

Formaliser une procédure d’accueil des visiteurs incluant un règlement ou une charte à remettre.
Former les salariés aux bonnes pratiques à adopter en présence de visiteurs.
Mettre en place une signalétique claire des zones à accès restreint.
Réaliser des évaluations régulières sur les risques liés à la présence de tiers dans les locaux.

Cadre juridique :

Loi du 1er août 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.
Article L.312-1 du Code du travail : obligations générales de sécurité.
Règlement intérieur de l’entreprise ou clauses contractuelles liant les parties externes.