Gestion du casier judiciaire en recrutement

Le casier judiciaire est un document officiel délivré par les autorités compétentes qui retrace les condamnations pénales d’une personne. En matière de recrutement, la demande et l’utilisation du casier judiciaire par l’employeur sont strictement encadrées afin de respecter la vie privée du candidat et le principe de proportionnalité.

Questions et réponses

Peut-on demander un casier judiciaire pour tous les postes ?
Non, la demande doit être justifiée par la nature même du poste. Elle ne saurait être automatique ni systématique.
Que faire si un candidat refuse de présenter son casier judiciaire ?
L’employeur doit informer le candidat du caractère obligatoire lié au poste concerné. Si le poste l’exige et que la demande est proportionnée, le refus peut rendre impossible la poursuite du processus de recrutement.
Combien de temps peut-on conserver le casier judiciaire ?
Le document doit être détruit dès que la décision de recrutement est prise et ne doit pas être conservé au-delà du temps strictement nécessaire.
L'employeur peut-il conserver une copie du casier judiciaire dans le dossier du salarié ?
Non, sauf obligation légale ou justification démontrée, la conservation n’est pas permise et le document doit être supprimé après la décision de recrutement.

Conditions d’exercice

La demande du casier judiciaire n’est jamais automatique : elle doit être justifiée par la nature du poste (ex : sécurité, travail avec des mineurs, poste fiduciaire, etc.).
L’employeur doit respecter le principe de proportionnalité et ne demander un extrait du casier judiciaire que lorsque cela est strictement nécessaire.
Seul le candidat doit fournir le document : l’employeur ne peut pas obtenir le casier judiciaire sans l’accord explicite de la personne concernée.
La collecte, le traitement et la conservation des données du casier judiciaire sont soumis au RGPD et à la loi luxembourgeoise sur la protection des données.

Modalités pratiques

Indiquer dans l’offre d’emploi, si nécessaire, que le poste requiert la présentation d’un extrait du casier judiciaire.
Limiter la demande à la période strictement nécessaire à la décision de recrutement.
Éviter la conservation du document au-delà du temps strictement requis (supprimer après la décision finale).
Restreindre l’accès au casier judiciaire aux seules personnes habilitées (service RH ou direction).
Informer clairement le candidat de la raison de la demande et du traitement des données.
Prévoir des procédures de destruction sécurisée des copies ou des données après usage.

Pratiques et recommandations

Évaluer la nécessité réelle de demander le casier judiciaire pour chaque poste.
Consulter le DPO ou le référent RGPD de l’entreprise avant de mettre en place une procédure généralisée.
Former les équipes RH à la protection des données et à la confidentialité dans le traitement des dossiers de recrutement.
Privilégier la transmission du casier judiciaire directement par le candidat, en main propre ou via une plateforme sécurisée.

Exemples pratiques

Un poste en crèche nécessite la présentation d’un extrait du casier judiciaire vierge ; l’extrait est fourni par la candidate et détruit après la décision de recrutement.
Un employeur du secteur bancaire demande le casier judiciaire pour les postes de gestion de fonds, mais pas pour les postes purement administratifs.
Le service RH informe explicitement chaque candidat du sort réservé au document et de ses droits RGPD.

Cadre juridique

Code du travail luxembourgeois (obligation de non-discrimination, respect de la vie privée)
Loi du 1er août 2018 relative à l’organisation de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD)
Règlement général sur la protection des données (RGPD)
Recommandations de la CNPD et de l’ITM